Pisanje zahteva za ponudom

Evo saveta na šta da obratite pažnju prilikom pisanja zahteva za ponudom.

1. Stvarna cena

Budite sigurni da je ono što želite da kupite zaista i potrebno. Morate da napravite kompletnu poslovnu analizu (elaborat) opravdanosti traženog ulaganja u odnosu na ciljeve i planove vaše organizacije. Mora da postoji strateški razlog koji bi opravdavao ulaganje u vaš projekat.

2. Pripremite kompletan opis trenutnog stanja

Specificirajte tačno šta imate od postojećih resursa, gde se nalaze, kako funkcionišu i koju poslovnu funkciju zadovoljavaju. Ako ne navedete ove podatke potencijalni dobavljači neće moći efektivno da odgovore na vaš zahtev za ponudom ili pruže racionalnu procenu troškova.

3. Budite jasni, određeni i sveobuhvatni u definisanju vaših zahteva

Specificirajte tačno šta želite da uradite, kada to želite da uradite, i koliko toga treba da se uradi, koji su uslovi isporuke koje očekujete.

4. Tražite od dobavljača da zauzme precizan stav po pitanju svakog od elemenata ponude

Pomozite isporučiocu tačnim, detaljnim i razumljivim zahtevom za opisom informacija koje bi isporučilac trebalo da pruži na svaki pojedini zahtev. Najbolje je da svim ponuđačima dostavite elektronsku verziju dokumenta koji će on popuniti i dostaviti vam isto tako u elektronskoj formi. Ako ovaj deo vašeg zahteva za ponudom bude dovoljno detaljan, to će vam omogućiti da dođete do normalizovanih podataka, što znači da ćete moći da poredite veličine iste vrste.

5. Kad god od dobavljača tražite cenu, tražite im da navedu koje su pretpostavke pri tom uzeli u obzir

Za očekivati je da će različiti dobavljači za isti projekat, isti obim posla i istu količinu opreme dati cene koje se neće puno razlikovati. Međutim, najčešće se dešava da u početku dobijete cene koje se veoma razlikuju. To se dešava zbog toga što dobavljači prilikom davanja odgovora na vaš zahtev za ponudom polaze od različitih pretpostavki. Pošto se uobičajeno dešava da ljudi različito tumače zahteve za ponudom, budite sigurni da poredite ponude od svih ponuđača na osnovu identičnog skupa uslova.

6. Dajte priliku dobavljačima da pokažu kreativnost i primite sve sugestije koje vam nude prihvatljive alternative

To se svodi na onu čuvenu izreku “to je ono što smo tražili, ali to nije ono što hoćemo”. Ono što kupac traži, ne mora uvek da bude i najbolje rešenje. Zbog toga dajte dobavljačima priliku da prikažu alternativne puteve vašem rešenju. Naravno, da bi mogli da poredite različite ponude tražite ponudu koja predstavlja odgovor na vaš zahtev. Ali, ako ponuđač predloži alternativno rešenje tražite od njega da vam pokaže u čemu su prednosti tog rešenja u odnosu na traženo. Ako vas ponuđač ubedi u kvalitet ponuđenog alternativnog rešenja, onda i od ostalih ponuđača tražite odgovarajuće ponude.
 
Pripremio: Vojislav Rodić